Nachrichten senden

Um eine Nachricht zu versenden müssen Sie zunächst den Empfänger und den Absender angeben.

Die Liste der Verteilerlisten (festgelegt in Listen verwalten) wird im Bereich Verteilerliste auswählen angezeigt. Wählen Sie eine aus und diese Adressen dieser Liste werden als Empfänger verwendet. Jeder Kontakt erhält eine persönliche Nachricht.

Der Absender wird in den Feldern Email-Adresse des Absenders und Absendername festgelegt. Sie können diese Felder frei eingeben oder eine Adresse und Namen aus den Auswahlboxen wählen, welche die letzten 10 für Mailings verwendeten Namen und Adressen anzeigen (diese Liste ist leer, wenn noch keine Nachricht gesendet wurde). Wenn der Verteilerliste eine An- oder Abmeldeadresse hinzugefügt wurde, wird diese automatisch als Absenderadresse angezeigt. Dies ist nur die Standardvorgabe, die Adresse und/oder der Name können manuell geändert werden. Optional können Sie auch eine Antwort Adresse angeben: Dies ist die Adresse an die Antworten gesendet werden. Wird sie leer gelassen, werden Antworten an die Sender-Adresse gesendet (dies ist das Standardverhalten für persönliche Nachrichten).

Um die Nachricht zu senden, klicken Sie einfach auf den Senden-Button. Natürlich müssen Sie vor dem ersten Mailing oder im Falle, dass die Verbindungseinstellungen geändert wurden, erst die Sendeeinstellungen angeben, anderenfalls kann die Nachricht nicht gesendet werden.

Zwei Sendemodi sind verfügbar: Direktes Senden oder SMTP Server verwenden.

     

Direktsendung oder SMTP-Server verwenden?

Die Entscheidung hängt in erster Linie von der Verfügbarkeit eines guten SMTP Servers ab. Sollte Ihr ISP SMTP Server in der Lage sein, viele Nachrichten in kurzer Zeit abzuarbeiten oder sogar dazu, mehrere Nachrichten simultan zu senden, so ist der Einsatz eines SMTP Servers schneller und zuverlässiger, da der SMTP Server "näher" an ihrem Computer als der Email-Server des Empfängers ist.

Da aber manche Provider ihre Server gegen den Versand von Spam schützen, gibt es teilweise eine Begrenzung der versendbaren Nachrichten pro Zeiteinheit oder der Anzahl der simultan zu versendenden Nachrichten. (z.B. könnte ein SMTP Server nicht mehr als eine Nachricht alle 5 Sekunden akzeptieren oder nicht mehr als 2 Nachrichten gleichzeitig). Alle Nachrichten, die diese Beschränkungen überschreiten werden als Fehler zurückgewiesen. Dies bedeutet nicht, dass der Server oder die Software nicht richtig funktionieren, es bedeutet lediglich, dass die Einstellungen bezüglich der Zeit in den Erweiterten Einstellungen angepasst werden müssen.

In solchen Fällen könnte es schneller und bequemer sein, den Direktversand zu nutzen. Der Direktversand benötigt ein wenig mehr Zeit, um jede einzelne Nachricht auszuliefern (da für jede Nachricht eine Anfrage an den DNS Server gestellt werden muss und der Email Server sehr "weit" vom PC des Nutzers sein kann). Dieser erhöhte Zeitbedarf wird durch die Möglichkeit, mehrere Nachrichten gleichzeitig zu senden, kompensiert. Zusätzliche Pausen zwischen den einzelnen Nachrichten sind dann nicht notwendig.

Direktes Senden ist ebenso effizient, wenn ein Mailing durchgeführt werden soll, ohne dass der SMTP Server bekannt ist (typischerweise ist dies der Fall, wenn ein Notebook "auswärts" verwendet wird, nicht im Büro oder zu Hause - sehr verbreitet bei einem öffentlich zugänglichen Wireless Network).

     

The Erweiterte Einstellungen erlauben Ihnen, das Sendezeitverhalten genau einzustellen. Das kann nützlich sein, wenn Sie ein Mailing mit der höchstmöglichen Geschwindigkeit durchführen möchten, welche die Antispam-Beschränkungen des SMTP Servers erlauben. Nachfolgend die Bedeutung der einzelnen Optionen:

Die richtige Konfiguration kann nicht vor dem Durchführen mehrerer Versuche gefunden werden, bei denen die Anzahl der tatsächlich ausgelieferten Nachrichten verglichen werden. Um die Einstellungen zu vereinfachen, sind einige Empfohlene Einstellungen verfügbar. Sie sind möglicherweise nicht für Ihre Verbindung optimiert, können aber als gute Einstiegswerte für die Suche nach der besten Konfiguration betrachtet werden.

Achtung: Verteilerlisten können ungültige Email-Adressen enthalten oder manche Email Server können zeitweise inaktiv sein. Deshalb ist es normal, dass beim Verwenden an lange Verteilerlisten, trotz der Sendeeinstellungen, nicht alle Nachrichten ausgeliefert werden können. Ein gewisser Prozentsatz wird mit einer Fehlermeldung zurückkommen. In diesem Fall ist es möglich, das Mailing zu einem späteren Zeitpunkt über den Verlauf abzuschliessen.

     

Wie finde ich die richtigen erweiterten Einstellungen?

Um die richtigen erweitereten Einstellungen herauszufinden, ist es nötig, verschiedene Kombinationen (normalerweise sollte eine Liste mit 10 Adressen ausreichen) zu testen und zu überprüfen, wie viele Nachrichten tatsächlich ausgeliefert wurden (diese Information wird am Ende des Mailings gezeigt, wo es ebenso möglich ist, die Logs zu überprüfen). Nutzer, die mit einem ausreichend "toleranten" SMTP Server verbunden sind, werden wahrscheinlich nur selten Probleme erleben, unabhängig von den verwendeten Einstellungen, die lediglich die Versendegeschwindigkeit beeinflussen.
Andererseits könnte es bei einer eher "strikten" Handhabung auf Seiten des SMTP Servers nötig sein, den Versand von Nachrichten zu verlangsamen oder auf das gleichzeitige Versenden von Nachrichten zu verzichten, sollen gute Ergebnisse erzielt werden.

Einige einfache Regeln, die man beachten sollte:

  • Ein toleranter SMTP Server erlaubt schnelles Senden ohne Pausen (oder mit nur wenigen Pausen). Auf eher stark beschränkten SMTP Servers, die mehrere Antispamfilter verwenden erhöhen Sie die Zahl der Pausen und senken die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen.
  • Normalerweise erlauben SMTP Server keinen gleichzeitigen Versand von vielen Nachrichten, deshalb ist es sinnvoll im SMTP Modus, die Anzahl der Verbindungen zu verringern oder in bestimmten Situationen auf 1 zu setzen (keine gleichzeitigen Verbindungen). Wenn der SMTP Server mit Antispam-Begrenzungsmechanismen ausgerüstet ist, könnte es nötig sein, das Versenden der Nachrichten zu verlangsamen, indem eine Pause von einigen Sekunden zwischen dem Versand der einzelnen Nachrichten eingebaut wird oder zwischen dem Versenden der einzelnen Blöcke. Außerdem sollten Blöcke nicht mehr als ein paar Dutzend Nachrichten enthalten.
  • Im Falle des Direktversands mit einer Standard-Verteilerliste, die Adressen bei verschiedenen Domänen enthält, werden die Nachrichten an diese verschiedenen Server ausgeliefert: Deshalb ist es hier möglich, die Anzahl der Verbindungen relativ hoch auszuwählen* und nur wenige oder gar keine Pausen zwischen dem Versenden der Nachrichten oder der Blöcke zu setzen.
  • Die Anzahl der Sendeversuche im Fehlerfalle zu erhöhen, kann zu einer höheren Erfolgsrate führen, wird aber das Mailing verlangsamen, besonders wenn die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen gering ist. Das Mailing zu einem späteren Zeitpunkt über den Verlauf zu beenden (nach einigen weiteren Minuten) ist eine gute Herangehensweise.
     

Unter den erweiterten Einstellungen können Sie auch den Nachrichten Kodierung-Modus finden: Wählen Sie zwischen Quoted Printable und Base64. Der Nachrichtenkopf enthält Informationen, die wiedergeben, welche Software diese Nachricht erstellt hat (der X-Mailer Text): Wenn Sie die Standard-Einstellung wählen, wird der Header den Namen SendBlaster und die Version wiedergeben. Anderenfalls können Sie einen freien Text eingeben, um das Versenden mittels eines anderen Email-Clients zu simulieren oder wählen Sie die Keine-Option, um keine Nachrichtenkopfinformationen in die Email einzufügen.

Die Domänen-Option ermöglicht das Bearbeiten des Namens der Maschine, die die Software für die Verbindung zum SMTP Server oder zum Email Server nutzt. Dies kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Sie Direktes Senden nutzen: Manche Server überprüfen Domänennamen, bevor Sie Nachrichten akzeptieren. Sie erwarten, dass der Domänenname mit dem öffentlichen Hostnamen im Netzwerk korrespondiert, vor dem Akzeptieren einer Nachricht führen sie einen Ping (oder vergleichbare Operationen) durch, um zu überprüfen, ob der Domänenname mit der IP-Adresse der Maschine übereinstimmt, die um eine Verbindung anfragt. Sollte dies der Fall sein, könnte die Auswahl der Option Internetadresse die Anzahl der abgewiesenen Nachrichten reduzieren. Wir empfehlen den Gebrauch der Standardeinstellung oder den Gebrauch der Internetadresse wenn Sie den Direktversand nutzen und lokaler Rechnername wenn Sie SMTP nutzen (SMTP Server führen normalerweise keine Überprüfungen von Domänennamen durch).
SendBlaster überprüft die öffentliche Adresse Ihres Rechners bei jedem Start. Sollte die Internetverbindung beim Start nicht zur Verfügung stehen, wird die öffentliche Adresse leer gelassen. Stattdessen wird der Name des lokalen Rechners verwendet. Wenn eine feste öffentliche IP verfügbar ist, können erfahrene Nutzer die Option Benutzerdefiniert... wählen und einen festen Wert (bitte beachten Sie, dass ein Hostname nötig ist - keine IP-Adresse) - aber denken Sie immer daran, dass falsche Eintellungen den Erfolg das Mailings gefährden können.


* In der freien Version sind maximal 2 Verbindungen möglich, auch wenn eine höhere Zahl eingegeben werden kann.